In deze verklaring laat van der Ham Optometristen zien op welke manier zij dagelijks omgaat met persoonsgegevens en privacy, en wat er wettelijk wel en niet verantwoord is.
Veiligheid van onze gegevens en onze klanten staat bij ons hoog op de lijst met prioriteiten. Indien wij contact met u opnemen doen wij dit altijd vanuit de volgende gegevens:
Telefoon: 0186 612739 (onze nummerherkenning staat altijd aan)
WhatsApp: 097010240713 WhatsApp naar 0186 612739 wordt NIET gelezen.
SMS: 097010240713 Wij sturen nooit SMS berichten vanaf een ander nummer.
E-mail: <medewerker>@vdham.nl Onze e-mail berichten eindigen altijd op vdham.nl. Bij twijfel neemt u dan contact met ons op.
Privacy speelt een belangrijke rol in de relatie tussen de klant en van der Ham Optometristen en staat daarmee hoog op de agenda. Opticiens hebben de verantwoordelijkheid over persoonsgegevens en gegevensuitwisseling op alle terreinen waar ze actief zijn. Opticiens zijn verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van persoonsgegevens van klanten en medewerkers. Dat geldt voor taken op het gebied van registratie van gegevens, anamnese, oog-meetingen, advies op het gebied van oogziekten en alle andere services en diensten. Goed en zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens is een dagelijkse bezigheid van opticiens. Het beschermen van de privacy is complex, en wordt steeds complexer door technologische ontwikkelingen en nieuwe Europese wetgeving. Daarom vinden wij het belangrijk om transparant te zijn over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan, en de privacy waarborgen.
Op dit moment heeft elke lidstaat van de Europese Unie een eigen privacywet, gebaseerd op de Europese richtlijn van 1995. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) regelt het juridische kader voor de omgang met persoonsgegevens in Nederland. Op 25 mei 2018 vervalt de Wbp en treedt de Europese Verordening; de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in werking, samen met de uitvoeringswet. De AVG bouwt voort op de Wbp en zorgt onder andere voor versterking en uitbreiding van de privacy-rechten met meer verantwoordelijkheden voor organisaties.
De volgende begrippen worden in de AVG gebruikt (Artikel 4, AVG):
Betrokkene: De persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt.
Verwerker: De persoon of organisatie die de persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere persoon of organisatie.
Persoonsgegevens: Alle gegevens die gaan over mensen en waaraan je een mens als individu kunt herkennen. Het gaat hierbij niet alleen om vertrouwelijke gegevens, zoals over iemands gezondheid, maar om ieder gegeven dat te herleiden is tot een bepaald persoon (bijvoorbeeld; naam, adres, geboortedatum). Naast gewone persoonsgegevens kent de wet ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die gaan over gevoelige onderwerpen, zoals biometrische gegevens, medische achtergrond of het Burgerservicenummer (BSN).
Gegevensbeschermingseffectbeoordeling: Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van de nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. Dit heet ook wel een Privacy Impact Assessment (PIA).
Verwerkingsverantwoordelijke: Een persoon of instantie die alleen, of samen met een ander, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
Verwerking: Een verwerking is alles wat je met een persoonsgegeven doet, zoals: vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander, en vernietigen.
Het reglement is van toepassing op alle verwerkingen die binnen van der Ham Optometristen plaatsvinden.
De directie en de eigenaar van van der Ham Optometristen is verantwoordelijk voor de verwerkingen die door of namens de medewerkers worden uitgevoerd.
De verwerking van persoonsgegevens is elke handeling of elk geheel van handelingen met persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde processen. In de AVG valt onder een verwerking:
Uit deze opsomming blijkt dat alles wat je met een persoonsgegeven doet een verwerking is.
Doeleinden (Artikel 5, AVG)
Volgens de wet mogen persoonsgegevens alleen verzameld worden als daarvoor een doel is vastgesteld. Het doel moet uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn. De gegevens mogen niet voor andere doelen verwerkt worden.
Rechtmatige grondslag (Artikel 6, AVG)
De wet zegt dat er voor elke verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag uit de wet van toepassing moet zijn. Dat betekent dat de verwerking alleen mag plaatsvinden:
Wijze van verwerking
De hoofdregel van de verwerking van persoonsgegevens is dat het alleen toegestaan is in overeenstemming met de wet, en op een zorgvuldige wijze. Persoonsgegevens worden zoveel mogelijk verzameld bij de betrokkene zelf. De wet gaat uit van subsidiariteit. Dit betekent dat verwerking alleen is toegestaan wanneer het doel niet op een andere manier kan worden bereikt. In de wet wordt ook gesproken over proportionaliteit. Dit betekent dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt als dit in verhouding staat tot het doel. Wanneer met geen, of minder (belastende), persoonsgegevens hetzelfde doel bereikt kan worden moet daar altijd voor gekozen worden.
Van der Ham Optometristen zorgt ervoor dat de persoonsgegevens kloppen en volledig zijn voordat ze verwerkt worden. Deze gegevens worden alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht. Daarnaast beveiligt van der Ham Optometristen alle persoonsgegevens. Dit moet voorkomen dat de persoonsgegevens kunnen worden ingezien of gewijzigd door iemand die daar geen recht toe heeft. Hoe van der Ham Optometristen dit doet staat in het informatiebeveiligingsbeleid van van der Ham Optometristen en in een eventueel aanvullend beveiligingsplan specifiek opgesteld voor een proces of registratie.
Doorgifte (Artikel 44 t/m 50, AVG)
Doorgifte
Van der Ham Optometristen geeft geen persoonsgegevens door met een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of een internationale organisatie.
Van der Ham Optometristen geeft alleen persoonsgegevens door aan een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of een internationale organisatie op grond van goedgekeurde afspraken door de Europese Commissie.
In principe worden geen persoonsgegevens aan derden verstrekt tenzij er nadrukkelijke toestemming van de betrokkene is, bijvoorbeeld voor het doorgeven van informatie aan de oogarts.
Informatieplicht (Artikel 13,14, AVG)
Van der Ham Optometristen informeert betrokkenen over het verwerken van persoonsgegevens. Wanneer betrokkenen gegevens aan van der Ham Optometristen geven, worden zij op de hoogte gesteld van de manier waarop van der Ham Optometristen met persoonsgegevens om zal gaan. Dit kan bijvoorbeeld via een formulier gebeuren. De betrokkene wordt niet nogmaals geïnformeerd als hij/zij al weet dat van der Ham Optometristen persoonsgegevens van hem/haar verzamelt en verwerkt, en weet waarom en voor welk doel dat gebeurt.
Wanneer de gegevens via een andere weg verkregen worden, dus buiten de betrokkene om, wordt de betrokkene geïnformeerd op het moment dat deze voor de eerste keer worden verwerkt.
Verwijdering
Van der Ham Optometristen bewaart de persoonsgegevens zolang de klant van de diensten van van der Ham Optometristen gebruik maakt of zolang aannemelijk is dat de klant gebruik gaat maken van de diensten van van der Ham Optometristen, maar niet langer dan nodig is. Wanneer er nog persoonsgegevens opgeslagen zijn die niet langer nodig zijn voor het bereiken van het doel worden deze zo snel mogelijk verwijderd. Dit houdt in dat deze gegevens vernietigd worden, of zo worden aangepast dat de informatie niet meer gebruikt kan worden om iemand te identificeren.
Rechten van betrokkenen (Artikel 13 t/m 20, AVG)
De wet bepaalt niet alleen de plichten van degenen die de persoonsgegevens verwerken, maar bepaalt ook de rechten van de personen van wie de gegevens worden verwerkt. Deze rechten worden ook wel de rechten van betrokkenen genoemd, en bestaan uit de volgende rechten:
Indienen van verzoek
Om gebruik te maken van zijn/haar rechten kan de betrokkene een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als via de e-mail ingediend worden. Van der Ham Optometristen heeft vier weken de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen vier weken zal van der Ham Optometristen laten weten wat er met het verzoek gaat gebeuren. Als het verzoek niet wordt opgevolgd is er de mogelijkheid om bezwaar te maken bij van der Ham Optometristen, of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Aan de hand van een verzoek kan van der Ham Optometristen aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van de identiteit van de betrokkene.
Profilering (Artikel 22, AVG)
Profilering vindt plaats wanneer er een geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt waarbij aan de hand van persoonsgegevens naar bepaalde persoonlijke aspecten van een persoon wordt gekeken om deze persoon te categoriseren en te analyseren, of om zaken te kunnen voorspellen. Voorbeelden van persoonlijke aspecten kunnen zijn; woonsituatie, interesses, gedrag of locatie.
Om profilering wat duidelijker te maken gebruiken we het volgende voorbeeld: Wanneer een bezoeker op de website naar een bepaalde dienst kijkt, mag van der Ham Optometristen geen actie ondernemen om de dienst aan te bieden. Opticiens mogen wel bekijken hoe vaak een bepaalde dienst bekeken is, maar dus niet specifiek gericht adverteren. Daarnaast geeft de wet aan dat er geen besluit mag worden genomen op basis van profilering.
Toelichting
Wettelijk is het niet verplicht om aan te geven of van der Ham Optometristen gebruik maakt van profilering, maar het geeft daarmee wel meer transparantie richting de klant. Een mogelijkheid zou zijn om hier te laten zien of, en waar, van der Ham Optometristen gebruik maakt van profilering.
Het is mogelijk alleen aan te geven onder welke voorwaarden je het doet, of op welke punten je profilering gebruikt.
Let op: Volgens de AVG is het niet toegestaan om profilering te gebruiken. In Artikel 22.2 worden de uitzonderingen opgesomd: 1. Noodzakelijk voor de uitvoering van een overkomst tussen de betrokkene en de verwerkingsverantwoordelijke. 2. toegestaan door Nederlands/EU recht. 3. Na toestemming van de betrokkene.
Profilering
van der Ham Optometristen maakt gebruik van profilering. Dit doen wij op de volgende punten:
Inzet van camera’s
Binnen van der Ham Optometristen wordt onder bepaalde omstandigheden gebruik gemaakt van cameratoezicht. Camera’s kunnen een grote inbreuk maken op de privacy van diegene die gefilmd worden. Om de privacy zo goed mogelijk te waarborgen worden camera’s alleen ingezet wanneer er geen andere manieren zijn om het doel te bereiken, en worden er eisen gesteld aan de inzet van camera’s.
Cameratoezicht
Opticien van der Ham Optometristen maakt gebruikt van cameratoezicht. Van der Ham Optometristen heeft camera’s in de volgende ruimtes geplaatst.
– Winkelruimte bij binnenkomst
– Winkelruimte rondom de werkplaats/het atelier
– Gericht op de productpresentatie’s
– Prive-ruimtes bij de winkelruimte (niet toegankelijk voor klanten)
Het is van groot belang om de beveiliging van de camera’s goed in te stellen wanneer de camera’s verbonden zijn met het internet
Register van verwerkingen (Artikel 30, AVG)
Van der Ham Optometristen is verantwoordelijk voor het aanleggen van een register van alle verwerkingen waarvan van der Ham Optometristen de verwerkingsverantwoordelijke is. Elk register bevat een beschrijving van wat er tijdens een verwerking plaatsvindt, en welke gegevens daarvoor worden gebruikt, namelijk:
Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (Artikel 35, AVG)
Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. Van der Ham Optometristen voert deze uit wanneer er een geautomatiseerde verwerking plaatsvindt of een verwerking waarbij bijzondere persoonsgegevens worden verwerkt. Dit geldt in het bijzonder bij verwerkingen waarbij nieuwe technologieënworden gebruikt.
Datalekken (Artikel 33,34, AVG)
We spreken van een data-lek wanneer persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens mogen hebben. Wanneer er een data-lek heeft plaatsgevonden meldt van der Ham Optometristen dit zonder onredelijke vertraging, uiterlijk 72 uur nadat er kennis van de inbreuk is vernomen, aan het AP (Autoriteit Persoonsgegevens). Als dit later dan 72 uur is wordt er een motivering voor de vertraging bij de melding gevoegd. Het kan zijn dat de inbreuk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. In dit geval meldt van der Ham Optometristen dit aan de betrokkenen in eenvoudige en duidelijke taal. Om toekomstige datalekken te voorkomen worden bestaande datalekken geëvalueerd.
Afsluiting
Als van der Ham Optometristen een wettelijke verplichting niet nakomt kan de betrokkene een klacht indienen bij van der Ham Optometristen en/ of bij de AP. Deze zal via de klachtenregeling van van der Ham Optometristen worden behandeld.
Disclaimer:
Dit product is een eenvoudige en begrijpbare vertaling van de huidige privacywetgeving en gebaseerd op de AVG. Vanzelfsprekend is de toepasbare wet- en regelgeving altijd leidend en kunnen er geen rechten ontleend worden aan dit document.